貸切バス事業者は、旅客自動車運送事業運輸規則及び「旅客自動車が管理すべき書類を定める告示（国土交通省告示）」に規定されている書類を、適切に管理し、巡回指導等の際に求められたら、速やかに提示できるようにしておかなければなりません。
貸切バス事業において管理・保存が必要な帳票類一覧（令和６年４月１日現在）
貸切バス事業者において、管理・保存が必要な書類を下記にまとめましたので、ご確認ください。
| 書 類 | 保存期間 |
|---|---|
| 一般貸切旅客自動車運送事業計画変更申請書・変更届出書 | 事業運営の間保存 |
| 運送引受書 | 運送終了日から３年間 |
| 点呼記録簿 | ①電磁的記録で３年間 ②点呼記録の動画を９０日間 ③アルコール検知器使用時の写真を９０日間（②で撮影している場合を除く） |
| 運転日報（常務記録） | ３年間 |
| 運行記録計による記録 | デジタル式運行記録計を使用し電磁的記録として３年間 |
| 事故の記録 | 事故発生後３年間 |
| 運行指示書 | ３年間 |
| 乗務員等台帳 | ①運転者ごとに作成すること ②運転者でなくなった者についてはその旨を記載し３年間保存 |
| 教育（指導監督）の記録 適性診断の受診結果記録 | ①３年間（ドライブレコーダーの記録（初任運転者に対する実技指導等）含む） ②特定の運転者に対する指導及び同運転者の適性診断受診については乗務員台帳への記載要す |
| 車両の点検・整備の記録 | ①点検整備記録簿の写しを営業所において保管すること ②点検整備記録簿の保存期間は、その記載から１年間 |
| 車両の保健証券 | 対人：無制限、対物：200万円以上 |
| 運行管理者選任・解任届出書 | 事業運営の間保存 |
| 整備管理者選任・解任届出書 | 事業運営の間保存 |
| 運行管理規程・整備管理規程 | 営業所の備え付けておくこと |
| 運送約款 | 営業所に掲示が必要 |
| 輸送実績報告書 | 毎年５月３１日までに提出 |
| 事業実績報告書 | 決算後１００日以内に提出 |
| 就業規則 | 従業員が常時１０名以上の事業所において必要（届出の控え保管） |
| ３６協定の書類 | 時間外労働や休日出勤がある場合に必要（届出の控えを保管） |
| 健康診断結果記録 | ５年間（健康診断個人票作成） |
| 苦情の記録 | １年間（苦情処理記録簿の作成） |
また、その他、労務関係、社会保険及び労働保険に関する書類、会計帳簿等も営業所に備え付けておかなければなりません。
なお、これらの書類は、書類をたんに保存しておけばよいというわけではなく、必要事項が漏れなく記入されており、かつ、その内容が適切であることが求められます。
ですので、巡回指導の通知が届いてから慌てなくても済むように、日々、適切に作成、管理するようにしてください。
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